Datenschutzerklärung für Smart Archive

Smart Archive scannt und importiert Dokumente, erkennt deren Text und legt sie in einem durchsuchbaren Archiv ab. Die App ist für iPhone, iPad und Mac verfügbar. Die Grundfunktionen – Scannen oder Importieren, Texterkennung, durchsuchbare PDFs, Archivierung und Suche – arbeiten lokal und ohne Internetverbindung.

Kamerabilder, importierte Dateien, Seitenbilder, durchsuchbare PDFs, erkannter Text, Dokumentangaben, Ordner, Tags und KI-Sonderwünsche werden in dem von Ihnen gewählten Archiv gespeichert. Texterkennung und PDF-Erzeugung finden auf dem Gerät statt. Seitenbilder und archivierte Dateien werden weder an die Verantwortliche noch an die KI der App oder an OpenAI gesendet. Smart Archive enthält keine Werbung und keine Analyse-SDKs.

Smart Archive speichert Ihr Archiv automatisch in seinem eigenen App-Bereich in iCloud Drive; ein Speicherort muss nicht gewählt werden. Dasselbe iCloud-Archiv lässt sich auf iPhone, iPad und einem unterstützten Mac öffnen. Die Synchronisierung erfolgt durch Apple nach dessen Bedingungen. Smart Archive verwendet für die Speicherung keine eigene Cloud-API.

Die KI-Auswertung ist optional und kann ausgeschaltet werden. Wenn Apple Intelligence ausgewählt und verfügbar ist, läuft die vollständige Auswertung auf dem Gerät: Dokumente, Seitenbilder und erkannter Text verlassen weder iPhone noch iPad. Bei Nutzung der KI der App werden ausschließlich der erkannte Text und die für die gewünschte Auswertung nötigen Anweisungen verschlüsselt an den Smart-Archive-KI-Dienst gesendet und an OpenAI weitergeleitet. Eine zufällige Installationskennung wird allein zur Begrenzung der Nutzung übertragen; sie ist kein Konto und wird vom Dienst nicht gespeichert. Wenn Sie OpenAI mit einem eigenen API-Schlüssel wählen, sendet die App den erkannten Text direkt an die OpenAI Responses API. Die Anfragen erfolgen mit deaktivierter serverseitiger Speicherung. Für die Verarbeitung durch OpenAI gelten ergänzend die Datenschutzbedingungen von OpenAI.

Ihr eigener OpenAI-API-Schlüssel liegt im geschützten Schlüsselspeicher des Betriebssystems auf dem jeweiligen Gerät. Er wird weder in das Archiv geschrieben noch synchronisiert. Anbieter- und Modellauswahl werden als Geräteeinstellungen gespeichert. KI-Sonderwünsche liegen dagegen im gewählten Archiv und können deshalb zusammen mit ihm synchronisiert werden.

Auf iPhone und iPad wird der Kamerazugriff nur verwendet, wenn Sie einen Dokumentenscan starten. Wenn Sie eine vorhandene Datei einlesen, wählen Sie diese über den systemeigenen Dateidialog aus. Auf iPhone, iPad und Mac greift Smart Archive nur auf von Ihnen ausgewählte Dateien und auf sein eigenes Archiv in iCloud Drive zu. Die Berechtigungen dienen ausschließlich der jeweils angeforderten App-Funktion.

Abonnements werden über den App Store von Apple angeboten. Apple verarbeitet Kauf-, Zahlungs- und Apple-ID-Daten in eigener Verantwortung. Smart Archive erhält nur die Informationen, die zur Feststellung des gekauften Produkts und der Berechtigung nötig sind. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Apple.

Ihr Archiv bleibt unter Ihrer Kontrolle. Sie können einzelne Dokumente in der App löschen und das Archiv über die Dateien-App beziehungsweise den Finder auf dem Mac löschen oder verschieben. Das Entfernen der App löscht ein in iCloud Drive liegendes Archiv nicht zwingend. Geräteeinstellungen und ein lokal gespeicherter API-Schlüssel können in der App beziehungsweise durch Deinstallation entfernt werden, soweit das Betriebssystem dies vorsieht. Daten einer KI-Anfrage werden nur zur Durchführung dieser Anfrage verarbeitet; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Die lokale Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der von Ihnen gewünschten App-Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine optionale externe KI-Verarbeitung findet erst statt, wenn Sie die betreffende Funktion auswählen oder aktivieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a und/oder b DSGVO). Abhängig von den genutzten Funktionen können Apple, der von Ihnen gewählte Synchronisierungsanbieter und OpenAI Empfänger sein. Dabei kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums auf Grundlage der vom jeweiligen Anbieter eingesetzten Garantien stattfinden.

Sie haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch und können eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren; in Hessen ist dies der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Für Anfragen nutzen Sie bitte die oben genannten Kontaktdaten.

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand September 2026. Sie kann angepasst werden, wenn sich Smart Archive, angebundene Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.